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TO2015 Pan Am/Parapan Am GamesTO2015 Jeux Pan Am/Parapan Am
Schedule Production Assistance and Support
Contact: Scott Pass, Director, Business Development
PWTransit
250 – 1552 Lyon Street, Prince George, BC V2N 1T2
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CSched has been selected by the TORONTO 2015 Pan Am/Parapan Am Games Committee to assist PWTransit with the scheduling of all regional transportation services for athletes, officials and families attending the Games with over a hundred kilometers radius of covered territory and five bus depots. The Games transportation network requires more than 350 buses, servicing 256 routes each having a different operating-days calendar across the 45 days of the Games.

CSched helped the service planning for over 18 months of preparation prior to the games, providing cost information and alternate scheduling options based on Games service requirements. Daily planning scenarios provided by PWTransit were implemented into HASTUS for costs estimations in terms of vehicles and crews requirements using Minbus and CrewOpt modules.

CSched used an advanced configuration of the HASTUS booking calendar to efficiently and safely manage several schedules for all 45 days of competition. This daily distinction allowed for easy day-to-day schedule changes requested by athletes and officials due to weather, tournaments progression and unexpected occurrences during the Games, helping the operations crew with last minute changes management for operational viability.

Also, CSched provided valuable IT support producing ever-adapting reports from pre-games planning phases to on-site daily schedules changes and operations management. Communication being key to the practical management of an event of this importance, PWTransit could request new reports as the Games progressed to handle technical situation as they emerged. For example, all athlete buses had to be screened by police officers before opening and closing ceremonies to ensure public security. This requirement involved unique fine tuning of vehicle blockings and crews.

For this project, Ms. Frigon developed a key interface between HASTUS and Coach Manager for the dispatch assignment team. The complete interface was generated daily to ensure minimal changes had to be done by the operational crew through their dispatch system.

Finally, the on-site scheduling support provided by CSched for the duration of the Games played a key role in the transportation management in significant savings and viability.

Support à la planification des horaires et affectations
Contact: Scott Pass, Director, Business Development
PWTransit
250 – 1552 Lyon Street, Prince George, BC V2N 1T2
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CSched a été sélectionné par le comité des jeux TORONTO 2015 Pan Am/Parapan Am pour aider PWTransit à la planification de tous les services régionaux de transport pour les athlètes, les officiels et les familles qui participeront aux Jeux sur un territoire de plus de 100 km de rayon et couvert par cinq dépôts de bus. Le réseau de transport des Jeux nécessite plus de 350 autobus, desservant 256 lignes ayant des horaires uniques à chacun des 45 jours des Jeux.

CSched a aidé à la planification des services pendant plus de 18 mois en préparation aux Jeux, fournissant des informations de coûts et des options de planification alternatives basées sur les exigences de service. Les scénarios de planification journalières fournies par PWTransit ont été implémentés dans HASTUS pour estimer les besoins en termes de véhicules et de chauffeurs en utilisant les modules Minbus et CrewOpt.

CSched a utilisé une configuration avancée du calendrier HASTUS pour gérer efficacement et en toute sécurité plusieurs horaires pour les 45 jours de compétition. Au jour le jour, les modifications d'horaires demandées par les athlètes et les officiels, en raison de la météo, de la progression des tournois et d'événements inattendus, ont pu être implémentées en support à l'équipe des opérations pour assurer la viabilité opérationnelle.

Aussi, CSched a fourni un précieux soutien informatique en développant une multitude de rapports tout au long du mandat avec TO2015. La communication étant la clé de la gestion opérationnelle d'un événement de cette importance, de nouveaux rapports ont été développés en réponse à de nouveaux défis techniques émergeant pendant les Jeux. Par exemple, tous les bus des athlètes devaient être examinés par des policiers avant les cérémonies d'ouverture et de clôture pour assurer la sécurité publique. De telles exigences impliquent des réglages raffinés pour le graphicage et l'habillage.

Pour ce projet, Mme Frigon a développé une interface clé entre HASTUS et le système Coach Manager de l'équipe de répartition. L'interface complète a été générée quotidiennement pour minimiser les changements devant être effectués par l'équipe de gestion des opérations.

Enfin, le support sur place fourni par CSched pour la durée des Jeux a joué un rôle majeur dans la gestion du transport et a permit des économies significatives.


« CSched is a highly professional team which provided an effective and value added service to the Games transportation operation. While performing a function within their contracted scope, CSched also demonstrated a critical problem-solving ability within extreme time constraints. My experience with CSched is that of the group I confidently rely on for a high-quality and timely service delivery. And, on the individual level, a group of very fine people of true personal and professional integrity. »

- Irene Kerr, Vice President Logistics and Transportation, TO2015, Toronto

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